Datenschutzerklärung

1Verantwortlicher

Weitere Angaben zum Anbieter finden Sie im Impressum. Eine gesetzliche Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten besteht nicht; für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten Adresse.

2Zwei Rollen — bitte zuerst lesen

BookIvy ist ein Buchungssystem, das andere Unternehmen für ihre eigene Terminvergabe einsetzen. Für den Datenschutz macht das einen erheblichen Unterschied, deshalb steht diese Unterscheidung ganz vorne:

3Hosting und Server-Protokolle

Diese Website und die Kundenumgebungen werden auf dedizierten Servern in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Sicherungskopien verbleiben innerhalb der Europäischen Union. Eine Speicherung von Produktions- oder Backup-Daten außerhalb der EU findet nicht statt.

Beim Aufruf einer Seite erhebt der Webserver automatisch Zugriffsdaten, die Ihr Browser übermittelt und die technisch erforderlich sind, um die Seite auszuliefern und den Betrieb abzusichern:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge und Statusmeldung
• Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem
• gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite (Referrer)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse am technisch fehlerfreien und sicheren Betrieb. Speicherdauer: Die Protokolle werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

4Cookies und lokale Speicherung

Diese Website setzt so wenige Cookies wie möglich ein. Zusätzlich werden Informationen im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt — technisch etwas anderes als ein Cookie, für Sie aber vergleichbar, weshalb wir es hier gleich mit aufführen:

Rechtsgrundlage: Für technisch notwendige Speicherung § 25 Abs. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für die Reichweitenmessung § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können Cookies jederzeit in Ihren Browsereinstellungen löschen oder blockieren.

5Reichweitenmessung mit Google Analytics

Diese Website nutzt Google Analytics 4, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der Dienst hilft uns zu verstehen, welche Inhalte gelesen werden und wo Besucherinnen und Besucher abspringen. Dazu wird ein Skript von googletagmanager.com geladen; dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt und es werden Cookies gesetzt.

Erhoben werden insbesondere aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefährer Standort auf Basis der gekürzten IP-Adresse, verwendetes Gerät sowie die Herkunft des Besuchs. Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA kann dabei nicht ausgeschlossen werden; Google stützt solche Übermittlungen auf Standardvertragsklauseln und eine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Widerruf: Sie können der Erfassung dauerhaft widersprechen, indem Sie das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics installieren oder die gesetzten Cookies löschen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

6Schriftarten und externe Inhalte

Alle verwendeten Schriftarten werden von unseren eigenen Servern ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen Schrift-Dienst, und es werden keine Inhalte von fremden Content-Delivery-Netzwerken nachgeladen. Erklärfilme werden ebenfalls von unseren eigenen Servern ausgeliefert; es sind keine Videoportale eingebunden.

7Kontaktaufnahme und Terminbuchung bei uns

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren oder über die auf dieser Website eingebundene BookIvy-Buchungsseite einen Gesprächstermin vereinbaren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten — je nach Formular Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, gewünschte Leistung sowie Datum und Uhrzeit — um Ihre Anfrage zu beantworten und den Termin zu verwalten und zu bestätigen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Maßnahmen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: bis die Anfrage abschließend bearbeitet ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

8Feedback-Formular

Über unser Feedback-Formular können Sie uns Ihre Einschätzung zu BookIvy mitteilen. Die Angaben zu Ihrer Rolle, Ihren Anwendungsfällen, gewünschten Funktionen sowie Ihr Freitext und Ihre Bewertung sind für uns nicht personenbezogen, solange Sie keine Kontaktdaten ergänzen.

Die Felder Name, E-Mail-Adresse und Stadt sind freiwillig. Nur wenn Sie mindestens eines davon ausfüllen, blenden wir eine Einwilligungs-Checkbox ein — ohne Ihr Häkchen lässt sich das Formular dann nicht absenden. Zusätzlich speichern wir die Kennung Ihres Browsers (User-Agent), um Missbrauch erkennen zu können. Eine IP-Adresse wird zum Feedback nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die freiwilligen Kontaktdaten, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verbesserung des Produkts). Widerruf: jederzeit formlos per E-Mail mit Wirkung für die Zukunft.

9Anlage einer BookIvy-Instanz

Wenn Sie über unsere Website eine eigene BookIvy-Umgebung anlegen lassen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, um die Instanz einzurichten und Ihnen den Zugang bereitzustellen:

• Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Unternehmensangaben;
• Konfiguration: gewünschte Adresse (Kürzel) der Instanz, ausgewählte Funktionen und Branchenausrichtung;
• Vertragsdaten: Lizenzstufe, Laufzeit sowie ein gegebenenfalls eingelöster Aktionscode.

Auf Basis dieser Angaben legen wir einen Kundendatensatz und ein Benutzerkonto an und versenden eine Einladungs-E-Mail mit einem Link zur Vergabe Ihres Passworts. Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert und sind für uns zu keinem Zeitpunkt im Klartext einsehbar.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Speicherdauer: für die Dauer der Geschäftsbeziehung; danach nach Maßgabe der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

10Zahlungsabwicklung bei Abonnements

Schließen Sie ein kostenpflichtiges Abonnement ab, wickeln wir die Zahlung über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland ab. Dazu übermitteln wir an Stripe:

• Kontakt- und Rechnungsdaten: Name beziehungsweise Firma, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift und, sofern angegeben, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
• Vertragsdaten: gewählter Tarif, Betrag, Zahlweise und Laufzeit;
• Zahlungsverkehrsdaten: Zahlungsstatus sowie die Kennungen des Vorgangs bei Stripe.

Ihre Zahlungsdaten selbst erreichen uns nicht. Kartennummer und Bankverbindung geben Sie unmittelbar in der Bezahlmaske von Stripe ein; wir erhalten davon lediglich die letzten Stellen und die Art des Zahlungsmittels, um sie Ihnen im Backend anzeigen zu können.

Stripe verarbeitet diese Daten in eigener Verantwortung und nicht weisungsgebunden für uns, weil das Unternehmen als Zahlungsdienstleister eigenen aufsichts-, geldwäsche- und steuerrechtlichen Pflichten unterliegt. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; Stripe stützt sie auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Abonnement-Vertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung der Belege. Speicherdauer: Rechnungs- und Zahlungsbelege zehn Jahre nach § 147 AO und § 257 HGB; im Übrigen für die Dauer der Geschäftsbeziehung. Datenschutzhinweise von Stripe: stripe.com/de/privacy.

11E-Mail-Versand

BookIvy versendet Bestätigungen, Erinnerungen und Systemnachrichten per E-Mail. Auf Wunsch läuft der Versand über ein gemeinsames Postfach von Re-Thought Consulting („Versand über BookIvy"); alternativ nutzen unsere Kundinnen und Kunden ihren eigenen Mailserver. Zur Nachvollziehbarkeit protokollieren wir je Nachricht Zeitpunkt, Empfängeradresse, Betreff und das Ergebnis der Zustellung. Der Inhalt der Nachricht wird dabei nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis der ordnungsgemäßen Zustellung).

12Einsatz künstlicher Intelligenz

BookIvy bietet mehrere KI-gestützte Funktionen an. Sie sind optional und werden je Instanz freigeschaltet:

• Chat-Assistent: beantwortet Fragen zu Verfügbarkeiten und nimmt Buchungen entgegen;
• Assistenten im Verwaltungsbereich: unterstützen bei Sammeländerungen an Buchungen, beim Erfassen von Anfragen aus E-Mails und bei Vorschlägen für Einstellungen.

Speicherung und Verarbeitung erfolgen in Deutschland beziehungsweise der EU. Zur Erzeugung der Antworten werden jedoch einzelne Eingaben und Datenfragmente an die Sprachmodelle von OpenAI und Anthropic übermittelt und dort verarbeitet; dabei ist eine Verarbeitung außerhalb der EU, insbesondere in den USA, möglich. Die Übermittlung wird auf Standardvertragsklauseln und — soweit vorhanden — eine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework gestützt.

Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen personenbezogenen Daten ein, die für die Buchung nicht erforderlich sind. Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt: Die Assistenten bereiten Vorschläge vor, ausgeführt werden sie erst nach ausdrücklicher Bestätigung durch einen Menschen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung der Buchung, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

13Anfahrtsberechnung für Vor-Ort-Termine

Wird ein Termin vor Ort gebucht und dazu eine Adresse angegeben, übermitteln wir diese Adresse an den Dienst OpenRouteService (betrieben vom Heidelberg Institute for Geoinformation Technology, Deutschland), um sie zu prüfen und die Fahrzeit zu berechnen. Die Server stehen in der Europäischen Union. Übermittelt wird ausschließlich die eingegebene Adresse — kein Name, keine Kontaktdaten und kein Bezug zur Buchung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Termins).

14Externe Kalender

Kundinnen und Kunden können fremde Kalender (etwa Google oder iCloud) einbinden, damit dort eingetragene Termine die Zeiten in BookIvy mitsperren. Dabei wird ausschließlich die Information „in dieser Zeit belegt" ausgewertet. Termintitel, Orte, Teilnehmende und Notizen werden weder übernommen noch gespeichert. Der Zugriff erfolgt rein lesend; der fremde Kalender wird nie verändert.

Google-Kalender (Direktverbindung)

Wird ein Google-Kalender per Direktverbindung eingebunden, meldet sich die betreffende Person einmalig bei Google an und erteilt BookIvy die Berechtigung. Google-Nutzerdaten werden dabei wie folgt verarbeitet:

Keine dieser Berechtigungen gibt Termininhalte preis. Wir erhalten von Google keine Titel, Beschreibungen, Orte, Teilnehmenden oder Anhänge — technisch nicht, weil die genannten Berechtigungen ausschließlich Zeitangaben liefern.

Speicherung: Der Zugriffsschlüssel wird verschlüsselt in der Datenbank der jeweiligen Kundenumgebung auf Servern in Deutschland abgelegt. Die abgerufenen Belegt-Zeiten werden zwischengespeichert, damit die Buchungsseite schnell antwortet, und bei jedem Abgleich ersetzt. Beim Trennen der Verbindung werden Schlüssel und Zeiten gelöscht und der Zugriff aktiv bei Google zurückgezogen.

Widerruf: Die Verbindung lässt sich jederzeit in BookIvy trennen — der Zugriff wird dabei automatisch bei Google zurückgezogen. Unabhängig davon kann die Berechtigung jederzeit im Google-Konto unter „Drittanbieter-Apps mit Kontozugriff" entzogen werden.

Microsoft 365 / Outlook (Direktverbindung)

Für Microsoft-Kalender gilt dasselbe Prinzip: einmalige Anmeldung, danach liest BookIvy ausschließlich Zeiten. Ein Unterschied ist allerdings erwähnenswert, weil er im Zustimmungsdialog sichtbar wird.

Widerruf: Die Verbindung lässt sich jederzeit in BookIvy trennen; die gespeicherten Zugangsdaten werden dabei gelöscht. Microsoft bietet Drittanbietern keinen automatischen Widerruf an — den Zugriff selbst entziehen Sie im Microsoft-Konto unter „Meine Apps".

15Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten geben wir nicht zum Zweck der Werbung weiter und verkaufen sie unter keinen Umständen. Eine Weitergabe erfolgt nur an die folgenden Dienstleister, jeweils auf vertraglicher Grundlage:

Datenschutzhinweise der Partner: OpenAI · Anthropic · Google · Stripe

16Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Buchungsdaten in einer Kundenumgebung werden nach den Vorgaben des jeweiligen Unternehmens gelöscht; nach Ende eines Vertrags werden die Daten der Instanz nach Wahl des Kunden gelöscht oder zurückgegeben.

17Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO);
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Für die Ausübung genügt eine formlose Nachricht an info@re-thought.de. Betreffen Ihre Daten die Buchung bei einem BookIvy-Kunden, wenden Sie sich bitte an dieses Unternehmen — wir leiten Ihr Anliegen andernfalls dorthin weiter.

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

18Sicherheit

Der Zugriff auf diese Website und auf alle Kundenumgebungen erfolgt ausschließlich verschlüsselt über TLS/HTTPS. Zugangsdaten werden gehasht gespeichert, Zugriffe erfolgen rollenbasiert nach dem Prinzip der minimalen Rechte, und jede Kundenumgebung nutzt eine eigene Datenbank mit eigenen Zugangsdaten. Die eingesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen sind in der Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag im Einzelnen beschrieben.

19Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Funktionen von BookIvy oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Der Stand ist oben im Kopf der Seite vermerkt.